Praca zdalna – rozwiązanie na trudne czasy

Wraz z początkiem pandemii koronawirusa, rozpowszechnieniu uległa forma pracy zdalnej, która dotychczas była raczej rzadko praktykowana. Jest to unormowany kodeksowo stosunek pracy, który uległ poszczególnym modyfikacjom, wraz z zaostrzeniami w ramach zagrożenia epidemiologicznego. Głównym źródłem prawnym tych zmian jest Ustawa z dnia 7 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Powyższa ustawa z 2020 r. zawiera  definicję pracy zdalnej. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii,  ogłoszonego  z  powodu  COVID-19,  w  celu  przeciwdziałania  COVID-19  pracodawca  może  polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Istotą pracy zdalnej jest więc to, aby wykonywać obowiązki pracownika nie wychodząc z domu, w ramach walki z koronawirusem. Należy więc pamiętać, że głównym celem ustawy jest walka z pandemią, w związku z czym gdy stan zagrożenia już minie, odpadnie również podstawa prawna tej regulacji (a ta w efekcie przestanie obowiązywać).

Pracownik nie może odmówić pracodawcy wykonywania pracy w formie zdalnej, ponieważ  do jego podstawowych obowiązków uregulowanych w Kodeksie pracy należy m. in. stosowanie się do poleceń przełożonych, o ile nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Co więcej, w konsekwencji niestosowania się takich poleceń, pracownikowi grozi odpowiedzialność dyscyplinarna.

Co istotne, wykonywanie  pracy  zdalnej  może  zostać  polecone,  jeżeli  pracownik  ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania  takiej  pracy i pozwala  na  to jej rodzaj.  W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć np. wykonywania części wytwórczych lub usług.

Z kolei narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca. Pod warunkiem zapewnienia ochrony m.in. poufnych informacji przedsiębiorstwa, której niedopełnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkody, pracownik może sobie zorganizować narzędzia niezbędne do pracy we własnym zakresie. Warto jednak pamiętać, że z zasady wykonywanie pracy zdalnej nie może zostać polecone, jeżeli pracownik nie ma umiejętności i możliwości technicznych oraz nie ma możliwości lokalowych do wykonywania takiej pracy i nie pozwala na to jej rodzaj.

Pewnym zmianom, w myśl ustawy, mogą też ulegać obowiązki pracownika. Na polecenie pracodawcy może on zostać  zobowiązany do ewidencjonowania czynności pracowniczych zgodnie z instrukcjami przełożonego, z uwzględnieniem w szczególności opisu tych czynności, a także daty ich wykonania. Rozwiązanie to zabezpiecza interes pracodawcy, umożliwiając mu kontrolę jakości pracy i efektywności swoich pracowników.

Ustawodawca nadmienia, że pracodawca może w każdej chwili cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Co ważne, ustawa nie precyzuje, w jakiej formie pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej. Najbardziej transparentnym i zabezpieczającym interes prawny rozwiązaniem jest forma pisemna, jednak na skutek braku konkretnego uregulowania tej kwestii, inne formy takie jak ustna czy za pośrednictwem poczty e-mail, też nie są wykluczone. Przepisy nie określają również minimalnego i maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej- pozostaje to w gestii pracodawcy. Optymalnym rozwiązaniem dla pracodawcy wprowadzającego pracę zdalną jest przygotowanie zestawu dokumentów, w których m. in. przybliża on pracownikom zasady ogólne wykonywania pracy w warunkach pracy zdalnej zlecanej w związku z przeciwdziałaniem COVID-19. Pracodawca określa też zasady wykorzystania zdalnego dostępu do danych (najlepiej w osobnym dokumencie). Dokumentacja powinna również składać się z regulaminu pracy zdalnej, szczegółowo precyzującego kwestie związane z jej organizacją. Co więcej, pracodawca powinien w formie testu sprawdzić przygotowanie pracownika do wykonywania takiej pracy. Dla każdego z pracowników należy tez przygotować polecenie służbowe pracodawcy na wykonywanie pracy zdalnej wraz z tekstem upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Pracodawca przygotowuje też tekst oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z przepisami. Przedkłada mu zbiór opisanych dobrych praktyk, pozwalających na świadczenie pracy zdalnej, ze zdalnym dostępem do danych z poszanowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

Warto też pamiętać, że wprowadzenie pracownikowi zdalnej formy wykonywania pracy nie wpływa na wysokość jego wynagrodzenia.

Pozostaje jeszcze zagadnienie kwarantanny w kontekście pracy zdalnej. W związku z licznymi wątpliwościami w tej kwestii, stanowisko w sprawie zajął ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych podkreśla, że niemożność wykonywania pracy przez osobę odbywającą obowiązkową kwarantannę, jest traktowana na równi z niezdolnością do pracy na skutek choroby.  Do wypłaty świadczeń natomiast nie jest w takim przypadku potrzebne zwolnienie lekarskie. Okres kwarantanny nie jest pojęciem tożsamym z niezdolnością do pracy z powodu choroby, ponieważ osoba przebywająca na kwarantannie nie jest chora (nie stwierdzono zakażenia), a była narażona na zakażenie i w związku z tym pozostaje odosobniona. W konsekwencji pracownikowi wykonującemu pracę zdalną na kwarantannie nie przysługuje świadczenie chorobowe, a należy mu się wynagrodzenie za świadczoną pracę.

Jeżeli jesteście Państwo przedsiębiorcami i potrzebujecie wsparcia prawnego w zakresie obsługi działalności gospodarczej, w tym odnośnie świadczenia i organizacji pracy zdalnej, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią

pod numerem 514 389 605

e-mail: kancelaria@kancelaria-ciesielski.pl

Tekst opracował Jan Dubik, prawnik, absolwent WPiA UW.