Praca zdalna - rozwiązanie na trudne czasy

Wraz z początkiem pandemii koronawirusa rozpowszechniła się praca zdalna, która dotychczas była raczej rzadko praktykowana. Zasady wykonywania pracy w ramach stosunku pracy uregulowanego w Kodeksie pracy uległy modyfikacjom wraz z wprowadzeniem ograniczeń związanych z zagrożeniem epidemiologicznym.

Podstawa prawna pracy zdalnej w czasie pandemii

Głównym źródłem prawnym tych zmian jest ustawa z dnia 7 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Powyższa ustawa z 2020 r. zawiera definicję pracy zdalnej. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy poza miejscem jej stałego wykonywania.

Istotą pracy zdalnej jest więc wykonywanie obowiązków pracownika bez wychodzenia z domu, w ramach walki z koronawirusem. Należy pamiętać, że głównym celem ustawy jest walka z pandemią, w związku z czym po ustaniu stanu zagrożenia odpadnie również podstawa prawna tej regulacji.

Czy pracownik może odmówić wykonywania pracy zdalnej?

Pracownik nie może odmówić pracodawcy wykonywania pracy w formie zdalnej, ponieważ do jego podstawowych obowiązków uregulowanych w Kodeksie pracy należy m.in. stosowanie się do poleceń przełożonych, o ile nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Co więcej, w konsekwencji niestosowania się do takich poleceń pracownikowi grozi odpowiedzialność dyscyplinarna.

Warunki wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności oraz możliwości techniczne i lokalowe do wykonywania takiej pracy, a także pozwala na to jej rodzaj.

W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć np. wykonywania części wytwórczych lub usług.

Kto zapewnia narzędzia i materiały do pracy zdalnej?

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca.

Pracownik może zorganizować narzędzia niezbędne do pracy we własnym zakresie, pod warunkiem zapewnienia ochrony m.in. poufnych informacji przedsiębiorstwa, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkody.

Warto jednak pamiętać, że wykonywanie pracy zdalnej wymaga odpowiednich umiejętności pracownika, możliwości technicznych i lokalowych oraz rodzaju pracy pozwalającego na jej wykonywanie w tej formie.

Ewidencjonowanie czynności wykonywanych przez pracownika

Pewnym zmianom, w myśl ustawy, mogą też ulegać obowiązki pracownika. Na polecenie pracodawcy może on zostać zobowiązany do ewidencjonowania czynności pracowniczych zgodnie z instrukcjami przełożonego, z uwzględnieniem w szczególności opisu tych czynności oraz daty ich wykonania.

Rozwiązanie to zabezpiecza interes pracodawcy, umożliwiając mu kontrolę jakości pracy i efektywności swoich pracowników.

Forma, okres obowiązywania i cofnięcie polecenia pracy zdalnej

Ustawodawca wskazuje, że pracodawca może w każdej chwili cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Ustawa nie precyzuje, w jakiej formie pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej. Najbardziej przejrzystym i zabezpieczającym interes prawny rozwiązaniem jest forma pisemna. Ze względu na brak szczegółowego uregulowania tej kwestii nie są jednak wykluczone inne formy, takie jak ustna czy przekazanie polecenia za pośrednictwem poczty e-mail.

Przepisy nie określają również minimalnego i maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej – pozostaje to w gestii pracodawcy.

Jaką dokumentację pracy zdalnej powinien przygotować pracodawca?

Optymalnym rozwiązaniem dla pracodawcy wprowadzającego pracę zdalną jest przygotowanie zestawu dokumentów, w których przybliża pracownikom zasady wykonywania pracy zdalnej zlecanej w związku z przeciwdziałaniem COVID-19.

Dokumentacja powinna obejmować:

• Ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej – informacje wyjaśniające pracownikom sposób świadczenia pracy w tej formie.
• Zasady korzystania ze zdalnego dostępu do danych – najlepiej określone w osobnym dokumencie.
• Regulamin pracy zdalnej – szczegółowo precyzujący kwestie związane z jej organizacją.
• Polecenie służbowe wykonywania pracy zdalnej – przygotowane dla każdego pracownika wraz z upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych.
• Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami.
• Zbiór dobrych praktyk – pozwalających na świadczenie pracy zdalnej i korzystanie ze zdalnego dostępu do danych z poszanowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

Pracodawca powinien również w formie testu sprawdzić przygotowanie pracownika do wykonywania pracy zdalnej.

Czy praca zdalna wpływa na wysokość wynagrodzenia?

Warto pamiętać, że wprowadzenie pracownikowi zdalnej formy wykonywania pracy nie wpływa na wysokość jego wynagrodzenia.

Praca zdalna podczas kwarantanny

Pozostaje jeszcze zagadnienie kwarantanny w kontekście pracy zdalnej. W związku z licznymi wątpliwościami w tej kwestii stanowisko w sprawie zajął ZUS.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych podkreśla, że niemożność wykonywania pracy przez osobę odbywającą obowiązkową kwarantannę jest traktowana na równi z niezdolnością do pracy na skutek choroby. Do wypłaty świadczeń nie jest w takim przypadku potrzebne zwolnienie lekarskie.

Okres kwarantanny nie jest pojęciem tożsamym z niezdolnością do pracy z powodu choroby. Osoba przebywająca na kwarantannie nie jest chora – nie stwierdzono u niej zakażenia – ale była narażona na zakażenie i w związku z tym pozostaje odosobniona.

W konsekwencji pracownikowi wykonującemu pracę zdalną na kwarantannie nie przysługuje świadczenie chorobowe. Należy mu się natomiast wynagrodzenie za świadczoną pracę.