Outsourcing pracowniczy – czym jest i czy jest legalny?

Outsourcing pracowniczy jest w wielu firmach codziennością. Firma A deleguje swoich pracowników do wykonywania zadań na rzecz firmy B. Proste? Tylko z pozoru. 

W praktyce bardzo łatwo przekroczyć granicę między legalnym outsourcingiem a nielegalną formą pracy tymczasowej. 

Ten artykuł mówi wprost: co wolno, czego nie wolno i jak uniknąć ryzyka. 

Co to jest właściwie outsourcing?

Outsourcing to zlecenie wykonania usługi firmie zewnętrznej. 

Przykłady: 

• sprzątanie pomieszczeń, 

• pakowanie towarów, 

• kompletowanie zamówień, 

• prowadzenie księgowości, 

• obsługa IT. 

Firma zewnętrzna realizuje usługę we własnym zakresie – to ona zatrudnia ludzi, ustala grafik, nadzoruje pracę i ponosi za to odpowiedzialność. Ty rozliczasz się z efektu. 

Czym może być wspomniany efekt? Na przykład: skompletowanie przez firmę outsourcingową 10 tysięcy zamówień. 

Pojęcie to wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 27 stycznia 2016 r., I PK 21/15, (LEX nr 1975836)  

„...outsourcing można zdefiniować jako przedsięwzięcie polegające na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego realizowanych przez nie funkcji i przekazaniu ich do realizacji innym podmiotom gospodarczym. Kwestia odróżnienia outsourcingu pracowniczego od umowy zlecenia lub świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych (na podstawie ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych) może nasuwać trudności, jednak podstawową cechą odróżniającą outsourcing pracowniczy od zatrudnienia pracowników własnych lub też świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu (insourcera), u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W przypadku skierowania pracownika przez outsourcera do pracy w innym podmiocie, pracownik ten może podlegać jedynie pośredniemu i krótkotrwałemu zwierzchnictwu w nowym miejscu pracy.” 

Kiedy outsourcing jest legalny?

Wtedy, gdy naprawdę mówimy o usłudze, a nie o wynajęciu ludzi do pracy. Legalny outsourcing wygląda tak: 

• Nie wydajesz bezpośrednich poleceń osobom, które przyszły z firmy zewnętrznej. 

• Nie planujesz ich zmian, nie rozliczasz godzin, nie nadzorujesz ich pracy. 

• Umowa dotyczy konkretnej usługi, nie „udostępnienia pracowników”. 

• Pracownicy zatrudnieni przez firmę zewnętrzną nie pracują razem z Twoimi pracownikami na tych samych zasadach. 

Firma zewnętrzna wykonuje swoje zadanie. Ty odbierasz efekt ich pracy – i na tym koniec. 

Gdzie kończy się outsourcing, a zaczyna problem?

Jeśli firma outsourcingowa dostarcza Ci ludzi, a Ty nimi zarządzasz, to nie masz już do czynienia z usługą, tylko z nielegalną formą pracy tymczasowej.

Nielegalny outsourcing wygląda tak:

• osoby outsourcingowe są w Twoim grafiku,

• wydajesz im bezpośrednie polecenia,

• pracują razem i na tych samych zasadach co twoi pracownicy,

• nadzór nad nimi pełni Twój brygadzista,

• jedyną rolą outsourcera jest „wystawienie faktury”.

W takim modelu – zgodnie z przepisami – może działać wyłącznie legalna agencja pracy tymczasowej, wpisana do rejestru KRAZ. Bez tych uprawnień nie możesz podejmować działań w tym zakresie.

Co zrobić, aby było zgodnie z prawem?

1. Ustal, czy potrzebujesz konkretnej usługi, czy ludzi.

• Potrzebujesz efektu? Możesz zlecić usługę. 

• Potrzebujesz ludzi do pracy w Twoim zakładzie? Musisz skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej lub sam nią zostań. 

2. Jeśli to outsourcing – trzymaj się z dala od organizowania tej pracy.

• Nie ustalaj grafiku. 

• Nie integruj zespołów. 

• Nie nadzoruj osób outsourcingowych. 

3. Jeśli pracują u ciebie cudzoziemcy – sprawdź dokładnie ich dokumenty.

• Legalny pobyt. 

• Legalne prawo do pracy. 

• Przechowuj kopie. 

Pamiętaj, że od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Dowiedz się więcej.

Podsumowanie

Outsourcing pracowniczy może być zgodny z prawem, o ile stanowi rzeczywistą usługę, a nie próbę obejścia przepisów regulujących zatrudnianie pracowników tymczasowych. 

W sytuacji, gdy podmiot outsourcingowy de facto jedynie udostępnia pracowników, którzy następnie wykonują pracę pod kierownictwem i nadzorem klienta w sposób charakterystyczny dla stosunku pracy, może to zostać zakwalifikowane jako świadczenie pracy tymczasowej. W takim przypadku to podmiot udostępniający pracowników zobowiązany jest do posiadania wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia (KRAZ). 

Skorzystaj z darmowej analizy umowy outsourcingowej!

Wyślij nam za pomocą maila umowę, a my nieodpłatnie sprawdzimy czy może być uznana za niedozwolony outsourcing. Sporządzimy dla ciebie szczegółowy raport i rozważymy możliwe rozwiązania.

Marcin Ciesielski