Choć unijna Dyrektywa 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń kojarzy się głównie z jawnością widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę, prawdziwe zmiany zaczynają się dużo głębiej – w strukturze organizacyjnej, procesach wewnętrznych i obowiązkach kluczowych działów: HR, compliance oraz BHP.
Nowelizacja Kodeksu pracy z 9 maja 2025 r. nie ogranicza się do formalności. Jeśli firma nie podejdzie do tematu systemowo – naraża się nie tylko na sankcje finansowe, ale również na chaos organizacyjny, konflikty pracownicze i wizerunkowe problemy. Poniżej omawiamy, co konkretnie należy zrobić, aby wdrożyć przepisy zgodnie z duchem i literą prawa – bez nadmiaru teorii.
Pierwszym krokiem powinien być przegląd systemu wynagradzania i stworzenie przejrzystej siatki stanowisk pracy. Dla każdej grupy stanowisk należy wskazać ich:
główne obowiązki,
wymagane kwalifikacje i doświadczenie,
poziom odpowiedzialności,
warunki pracy.
To baza do dalszych działań – bez niej nie da się obiektywnie uzasadnić różnic płacowych, ani przygotować się do obowiązków informacyjnych wobec pracowników.
Wskazówka praktyczna:
Podsumuj stanowiska w twojej firmie i wytypuj takie z największą "luką" w wynagrodzeniu między kobietami a mężczyznami – najlepiej zacząć prace od nich.
Zgodnie z nowym prawem, to pracodawca będzie musiał wykazać, że różnice wynagrodzeń są obiektywnie uzasadnione. Dlatego dział compliance powinien zapewnić, że wszystkie procesy kadrowe są:
transparentne (jasne zasady rekrutacji, awansu, podwyżek),
udokumentowane (notatki ze spotkań, kryteria oceny, protokoły),
spójne (te same zasady stosowane wobec wszystkich pracowników, niezależnie od płci).
Wskazówka praktyczna:
Jeśli firma nie prowadzi jeszcze systemu oceny pracowniczej, warto go wdrożyć – nawet prosty, oparty na kilku obiektywnych kryteriach (np. zaangażowanie, terminowość, umiejętności pracownika). To nie tylko narzędzie zarządzania zespołem, ale i ochrona prawna dla pracodawcy.
Nowością, na którą mało kto zwraca uwagę, jest rola Służby BHP w uzasadnianiu różnic dostępu do stanowisk pracy. W szczególności chodzi o sytuacje, w których:
określone stanowisko z racji obciążeń fizycznych nie może być wykonywane przez kobiety,
firma zatrudnia tylko mężczyzn na danym stanowisku z powodu norm dźwigania lub warunków pracy.
To nie może być decyzja "na oko". BHP musi posiadać dokumentację, która jednoznacznie:
określa normy fizyczne (np. waga przenoszonych komponentów),
wskazuje ryzyko przekroczenia dopuszczalnych norm,
uzasadnia, dlaczego nie można zastosować alternatywnego rozwiązania (np. wózki, praca zespołowa).
Wskazówka praktyczna:
Zrób przegląd kart stanowiskowych i ocen ryzyka zawodowego. Jeśli na magazynie pracują tylko mężczyźni – opisz dlaczego. Uzasadnienie musi być merytoryczne i praktyczne, a nie kulturowe.
Dostosowanie systemu wynagrodzeń do nowych wymogów może pociągać za sobą konkretne koszty. Warto przygotować:
harmonogram dostosowawczy – kto i kiedy aktualizuje zaszeregowania, polityki wynagrodzeń, system oceny,
szacunkowy budżet – na konsultacje prawne, audyt wynagrodzeń, zmiany w systemach HR.
Każda firma ma swoich kluczowych, zasłużonych pracowników – ludzi z wysokim wynagrodzeniem i specjalnym statusem. Nowe przepisy nie zabraniają różnic w płacach – ale wymagają ich przejrzystego uzasadnienia.
HR powinien zidentyfikować:
pracowników z najwyższymi i najniższymi wynagrodzeniami na tym samym stanowisku,
powody różnic (np. dłuższy staż, wyjątkowe kompetencje, wyższa odpowiedzialność, osiągnięcia),
Wskazówka praktyczna:
Nie czekaj, aż zapyta o to PIP – sam sprawdź, czy jesteś w stanie obronić obecny poziom różnic wynagrodzeń w firmie. Jeśli nie – czas na aktualizację polityki.
Wdrożenie przepisów o przejrzystości wynagrodzeń to nie tylko kwestia ogłoszeń o pracę i widełek płacowych. To całościowa zmiana myślenia o tym, jak organizacja zarządza ludźmi i wynagradza ich pracę. HR, compliance i BHP muszą działać razem – w przeciwnym razie firma naraża się na kary, spory i utratę zaufania zespołu.
Zostaw swój adres e-mail i wyraź zgodę na nasz newsletter, a checklistę otrzymasz bezpłatnie w wiadomości e-mail.
Skontaktuj się z Kancelaria Ciesielski i Partnerzy w Toruniu – a przeprowadzimy nieodpłatny audyt dokumentacji pracowniczej: Regulaminu Pracy i Regulaminu Wynagradzania pod kątem wymogów ustawowych!
Radca Prawny / Założyciel kancelarii
Specjalista w sprawach doradztwa biznesowo-prawnego dla przedsiębiorców, inwestycji, prawa spółek, prawa umów, sukcesji w firmach, ochrony danych osobowych i prawa konsumentów.
