Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – przegląd zmian

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom. To największa zmiana w legalizacji zatrudnienia obcokrajowców od lat – z nowymi obowiązkami, nowym podejściem do dokumentacji i znacznie większą odpowiedzialnością dla pracodawców.

Poniżej przegląd najważniejszych zmian.

Co się zmieniło?

1. Jeden spójny system

Zamiast wielu rozproszonych przepisów (zezwolenia, oświadczenia, powiadomienia, specustawy) mamy teraz jeden akt prawny, który porządkuje temat zatrudniania cudzoziemców – bez względu na to, czy chodzi o umowę o pracę, zlecenie, prace sezonową czy status pobytowy.

Nowe obowiązki dla pracodawców

2. Zatrudnienie tylko przy legalnym pobycie

To nie jest nowość, ale teraz kontrola jest dokładniejsza i bardziej uregulowana. Przed dopuszczeniem do pracy, pracodawca musi sprawdzić:

• czy cudzoziemiec przebywa legalnie w Polsce,

• na jakiej podstawie (wiza, karta pobytu, specustawa, zezwolenie itd.),

• czy ten tytuł uprawnia do pracy (bo legalny pobyt ≠ automatyczne prawo do pracy).

Sama pieczątka w paszporcie nie daje prawa do zatrudnienia, jeśli nie ma odpowiedniego dokumentu legalizującego pracę.

3. Zgłoszenie umowy do urzędu – przed rozpoczęciem pracy

Pracodawca musi teraz przekazać kopię umowy (o pracę lub zlecenia) do urzędu jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. I to w formie elektronicznej, przez system teleinformatyczny.

Brak zgłoszenia, to naruszenie przepisów, nawet jeśli wszystkie inne warunki są spełnione.

4. Zgłoszenie, jeśli praca nie została podjęta

Jeśli cudzoziemiec nie stawi się do pracy w ciągu 7 dni, trzeba ten fakt zgłosić do urzędu. To zabezpieczenie przeciwko fikcyjnemu zatrudnianiu (np. dla uzyskania wizy).

5. Obowiązkowe tłumaczenia

Umowa musi być:

• na piśmie,

• w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.

Nie wystarczy, że cudzoziemiec „podpisze i potwierdzi zrozumienie”. Jeśli nie zna polskiego – musi dostać dokument przetłumaczony, zrozumiały dla niego.

6. Nowe zasady dokumentacji

Pracodawca ma obowiązek:

• przechowywać kopie wszystkich dokumentów legalizujących pobyt i pracę,

• robić to przez cały okres zatrudnienia i dodatkowo przez 2 lata po jego zakończeniu,

• zapewnić dostępność tych danych przy kontroli – w wersji papierowej lub elektronicznej.

Co jeszcze trzeba zgłaszać?

Od czerwca 2025 r. pracodawca musi informować urząd o:

• rozpoczęciu pracy,

• zakończeniu pracy,

• zmianie warunków zatrudnienia (np. nowe stanowisko, miejsce pracy, zmiana wymiaru czasu),

• zmianie danych firmy (nazwa, siedziba, NIP),

• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca.

Dla agencji pracy – istotna zmiana

Agencje pracy tymczasowej mogą zatrudniać cudzoziemców tylko:

• na umowę o pracę (umowy cywilnoprawne już nie są dopuszczalne),

• z minimalnym wymiarem pracy wynoszącym co najmniej 1/4 etatu.

Co oznacza koniec tzw. „mini-zatrudnienia” na kilka godzin bez konkretnej podstawy.

Sankcje dla pracodawców

Nowe przepisy wprowadzają znacznie ostrzejsze kary dla pracodawców i innych podmiotów, którzy nie przestrzegają zasad powierzania pracy cudzoziemcom. Sankcje mają na celu przeciwdziałanie obchodzeniu procedur, fikcyjnym zatrudnieniom oraz brakowi właściwej dokumentacji.

Zgodnie z art. 84 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. za naruszenia grożą m.in.:

• grzywna od 3 000 zł do 50 000 zł – za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi (ust. 1),

• grzywna nie niższa niż 1 000 zł – dla cudzoziemca, który nielegalnie wykonuje pracę (ust. 2),

• grzywna od 6 000 zł do 50 000 zł – za doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy w wyniku wprowadzenia w błąd, wykorzystania zależności lub niezdolności do zrozumienia sytuacji (ust. 3),

• grzywna od 6 000 zł do 50 000 zł – za żądanie korzyści majątkowej w zamian za działania zmierzające do uzyskania dokumentów legalizujących pracę (ust. 4),

• grzywna od 6 000 zł do 50 000 zł – za doprowadzenie innej osoby do nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca (ust. 5),

• grzywna od 1 000 zł do 3 000 zł – za niedopełnienie obowiązków informacyjnych i dokumentacyjnych, w tym m.in. przekazania wymaganych danych lub kopii dokumentów (ust. 6),

• grzywna nie niższa niż 500 zł – za niezgłoszenie rozpoczęcia lub zakończenia pracy przez cudzoziemca (ust. 7),

• grzywna od 500 zł do 2 000 zł – za brak obowiązkowego zgłoszenia miejsca zakwaterowania (ust. 8),

• grzywna od 200 zł do 2 000 zł – za ustalenie czynszu sprzecznie z zasadami określonymi w ustawie (ust. 9),

• grzywna od 500 zł do 5 000 zł – za przekazywanie nieprawdziwych informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy na podstawie oświadczenia (ust. 10),

• grzywna nie niższa niż 6 000 zł – za skierowanie cudzoziemca do pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia (ust. 11),

• grzywna nie niższa niż 3 000 zł – za kierowanie cudzoziemca do pracy na rzecz innego podmiotu z naruszeniem zasad zatrudnienia tymczasowego (ust. 12).

Zgodnie z ust. 13 i 14, kary te wymierza się osobno za każdego cudzoziemca i każde naruszenie, co oznacza realne ryzyko skumulowanych sankcji finansowych.

Dodatkowo, zgodnie z art. 85, kara może nie zostać zastosowana, jeśli pracodawca wypełnił obowiązki związane z weryfikacją dokumentów pobytowych oraz zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych – o ile nie wiedział, że dokument pobytowy jest sfałszowany.

Orzeczone grzywny są przekazywane powiatowym urzędom pracy i stanowią przychód Funduszu Pracy (art. 86). Postępowania prowadzone są według przepisów Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Co się poprawiło?

Ustawa wprowadza między innymi:

• cyfryzacja procedur (wnioski, zgłoszenia, komunikacja – wszystko online),

• brak testu rynku pracy,

• możliwość zwiększenia liczby godzin bez konieczności występowania o nowe dokumenty (jeśli pozostałe warunki się nie zmieniają),

• większa przejrzystość i centralny rejestr.

Podsumowanie

Nowa ustawa porządkuje kwestie zatrudniania cudzoziemców, ale też znacząco podnosi złożoność procedur dla pracodawców i agencji. Zamiast tylko deklarować „legalność” – teraz trzeba to dokładnie udowodnić dokumentami i zgłoszeniami.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców, musisz:

• mieć jasne procedury weryfikacji i rejestrowania,

• prowadzić pełną dokumentację,

• pilnować terminów zgłoszeń,

• znać granice uprawnień wynikających z danej wizy czy zezwolenia.

W przeciwnym razie – konsekwencje będą kosztowne.

Pobierz naszą darmową checklistę - Jak założyć agencję pracy tymczasowej w 2025 roku.

Przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która w jednym pliku pomoże ci podsumować wszystkie wymagania i procedury związane z założeniem agencji pracy tymczasowej - bez żadnych zobowiązań.

Zostaw swój adres e-mail i wyraź zgodę na nasz newsletter, a checklistę otrzymasz bezpłatnie na swoją skrzynkę pocztową:

Marcin Ciesielski

Radca Prawny / Założyciel kancelarii

Specjalista w sprawach doradztwa biznesowo-prawnego dla przedsiębiorców, inwestycji, prawa spółek, prawa umów, sukcesji w firmach, ochrony danych osobowych i prawa konsumentów.