Jak założyć agencję pracy tymczasowej w 2025 roku?

Zatrudnianie pracowników dla innych firm – legalnie i na dużą skalę – jest możliwe, ale tylko pod warunkiem, że założysz agencją pracy tymczasowej. Nie jest to zwykła działalność usługowa. Należy spełnić konkretne wymogi formalne, złożyć odpowiednie dokumenty i przestrzegać ustawy. 

Poniżej krok po kroku: co musisz zrobić, żeby legalnie wysyłać pracowników do innych firm. 

Co to jest agencja pracy tymczasowej 

To firma, która zatrudnia pracowników i kieruje ich do wykonywania pracy na rzecz innego pracodawcy (tzw. pracodawcy użytkownika). Pracownik jest u Ciebie na umowie (najczęściej o pracę), ale wykonuje obowiązki u klienta – według jego poleceń, grafiku, na jego terenie. 

W odróżnieniu od outsourcingu procesowego, tutaj firma-klient ma pełną kontrolę nad pracownikiem – i to jest legalne, ale tylko jeśli działasz jako zarejestrowana agencja tymczasowa. 

Dlaczego firmy się na to decydują? 

Wiele przedsiębiorstw – zwłaszcza w produkcji, logistyce czy handlu – chce nie tylko otrzymać określony efekt, ale mieć realny wpływ na to, kto pracuje, jak pracuje i kiedy. W modelu outsourcingu procesowego to niemożliwe – usługodawca sam zarządza pracownikami i odpowiada tylko za efekt. 

Jeśli jednak klient chce sam ustalać grafik, wydawać polecenia i nadzorować pracowników – musi to robić w sposób legalny. A jedyną dozwoloną formą takiego działania jest współpraca z agencją pracy tymczasowej. Tylko ona może „udostępniać” pracowników w sposób zgodny z prawem, bez ryzyka sankcji za nielegalne pośrednictwo pracy. 

Krok 1: Wpis do rejestru KRAZ 

Musisz mieć wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ), prowadzonego przez marszałka województwa i spełnić określone wymagania: 

• prowadzenie działalności gospodarczej (w CEIDG lub KRS), 

• odpowiedni kod PKD (najczęściej 78.20.Z – działalność agencji pracy tymczasowej), 

• brak zaległości podatkowych i składkowych (ZUS, US), 

• niekaralność (za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, dokumentom, zatrudnieniu itp.), 

• złożenie wniosku o wpis do KRAZ. 

Rejestr KRAZ jest publiczny – każdy klient może sprawdzić czy faktycznie firmą z której usług zamierzają skorzystać, w pełni legalnie prowadzą outsourcing pracowniczy. 

Krok 2: Przygotuj dokumenty 

Do rejestracji będziesz potrzebować: 

• wniosku o wpis do KRAZ, 

• oświadczenia o niekaralności właściciela i osób zarządzających, 

• zaświadczeń z ZUS i US o braku zaległości, 

• dokumentu potwierdzającego wpis do CEIDG / KRS, 

• dowodu opłaty (rejestracja jest bezpłatna, ale są wyjątki np. pełnomocnictwa). 

Wszystko składasz do Wojewódzkiego Urzędu Pracy właściwego dla siedziby firmy. 

Krok 3: Zacznij działać zgodnie z przepisami 

Po uzyskaniu wpisu możesz zatrudniać pracowników tymczasowych i kierować ich do pracy u klienta. 

Pamiętaj: 

• umowa z pracodawcą użytkownikiem musi być jasno określona w zakresie charakteru świadczonej pracy i obowiązków, 

• czas pracy tymczasowej jest ograniczony – np. maksymalnie 18 miesięcy u jednego pracodawcy w ciągu 36 miesięcy,  

• musisz prowadzić ewidencję pracowników tymczasowych, 

• odpowiadasz za legalność zatrudnienia – zwłaszcza jeśli chodzi o cudzoziemców. 

Uwaga: nowe przepisy od 2025 roku 

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621). Wprowadza ona m.in. zakaz delegowania cudzoziemców do pracy na rzecz innych firm (bez udziału agencji pracy tymczasowej), obowiązek zgłaszania zatrudnienia do urzędów (ZUS, PIP) oraz solidarną odpowiedzialność firm w razie nadużyć. 

Zmiany te nie zastępują dotychczasowej ustawy o pracownikach tymczasowych, lecz funkcjonują równolegle. Nadal obowiązuje ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (w najnowszym brzmieniu: Dz.U. 2025 poz. 236), która pozostaje podstawą legalnego delegowania pracowników przez agencje pracy tymczasowej. 

Czy warto? 

Jeśli chcesz legalnie kierować pracowników do pracy w innych firmach – musisz mieć wpis do KRAZ. Tylko wtedy możesz: 

• oferować outsourcing pracowniczy w sensie prawnym, 

• współpracować z dużymi zakładami, które wymagają pełnej legalności, 
• działać bez ryzyka kar, sankcji i zarzutów o obchodzenie prawa pracy. 

Podsumowanie 

Założenie agencji pracy tymczasowej to nie jest tylko formalność. To działalność pod nadzorem państwa, z jasno określonymi obowiązkami. Ale jeśli zrobisz to zgodnie z przepisami – zyskujesz dostęp do rynku, który wciąż rośnie, zwłaszcza w logistyce, produkcji i usługach. 

Masz wybór: działać jako legalna agencja, albo ryzykować, że Twoja „usługa” zostanie uznana za nielegalne pośrednictwo pracy.  

Pobierz naszą darmową checklistę - Jak założyć agencję pracy tymczasowej w 2025 roku.

Przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która w jednym pliku pomoże ci podsumować wszystkie wymagania i procedury związane z założeniem agencji pracy tymczasowej - bez żadnych zobowiązań.

Zostaw swój adres e-mail i wyraź zgodę na nasz newsletter, a checklistę otrzymasz bezpłatnie na swoją skrzynkę pocztową:

Marcin Ciesielski

Radca Prawny / Założyciel kancelarii

Specjalista w sprawach doradztwa biznesowo-prawnego dla przedsiębiorców, inwestycji, prawa spółek, prawa umów, sukcesji w firmach, ochrony danych osobowych i prawa konsumentów.