Raportowanie luki płacowej – jakie są nowe obowiązki dla pracodawców od 2026 r.?

Nowelizacja Kodeksu pracy z 9 maja 2025 r., będąca elementem implementacji Dyrektywy (UE) 2023/970, wprowadza obowiązek raportowania danych o różnicach w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Obowiązki te dotyczą pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Pierwsze raporty będą składane od 2027 r. i obejmą dane za rok 2026 – dotyczy to jednak tylko pracodawców zatrudniających 250 lub więcej osób. Pozostałe grupy obejmą obowiązki w późniejszych latach.

Tabela terminów i częstotliwości raportowania

Liczba pracowników	Termin złożenia pierwszego sprawozdania	Dane za rok	Częstotliwość składania
250 i więcej	do 7 czerwca 2027 r.	2026	co roku
150–249	do 7 czerwca 2027 r.	2026	co 3 lata
100–149	do 7 czerwca 2031 r.	2030	co 3 lata
poniżej 100	brak obowiązku, dobrowolne	dowolne lata	brak obowiązku

Zakres obowiązkowego raportowania

Pracodawcy objęci przepisami będą zobowiązani do raportowania:

1. Średniej luki płacowej ze względu na płeć.

2. Medianowej luki płacowej – dla:

   • wynagrodzenia zasadniczego (miesięcznego/godzinowego),

   • składników zmiennych (premie, dodatki, prowizje).

3. Odsetka kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki zmienne.

4. Udziału kobiet i mężczyzn w kwartylach wynagrodzenia.

5. Luki płacowej w każdej kategorii pracowników – z podziałem na płeć, rodzaj wynagrodzenia i składniki zmienne.

Obowiązek wspólnej oceny wynagrodzeń

Jeśli:

• luka płacowa w jakiejkolwiek kategorii pracowników wynosi co najmniej 5%,

• pracodawca nie wykaże obiektywnego, neutralnego płciowo uzasadnienia,

• i nie podejmie działań korygujących w ciągu 6 miesięcy od złożenia raportu,

wówczas zobowiązany jest do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników.

Inne obowiązki wynikające z dyrektywy

• zakaz klauzul poufności wynagrodzenia w umowach o pracę,

• obowiązek informowania kandydatów o widełkach płacowych już na etapie rekrutacji,

• obowiązek przekazania danych o wynagrodzeniach pracownikom i ich przedstawicielom,

• upublicznienie części danych (np. na stronie internetowej pracodawcy).

Konsekwencje braku zgodności

• naruszenie przepisów o równym traktowaniu (art. 18(3a) k.p.),

• możliwość wszczęcia postępowania przez PIP lub sąd,

• ryzyko grzywny do 30 000 zł,

• zwiększone ryzyko roszczeń pracowniczych

Pobierz checklistę zmian związanych z raportowaniem luki płacowej po nowelizacji Kodeksu pracy z 9 maja 2025 r.

Przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która pomoże wdrożyć wszystkie wymagane działania związane z obowiązkiem raportowania luki płacowej – od identyfikacji kategorii pracowników, przez analizę składników wynagrodzenia, po przygotowanie danych do sprawozdania.

Zostaw swój adres e-mail i wyraź zgodę na nasz newsletter, a checklistę otrzymasz bezpłatnie w wiadomości e-mail.

[contact-form-7 id="cf399fa" title="Formularz - checklisty_Raportowanie"]

Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu nowych regulacji?

Skontaktuj się z Kancelaria Ciesielski i Partnerzy w Toruniu – a przeprowadzimy nieodpłatny audyt dokumentacji pracowniczej: Regulaminu Pracy i Regulaminu Wynagradzania pod kątem wymogów ustawowych!

Marcin Ciesielski