Przejrzystość i równość wynagrodzeń – co musisz zmienić do końca 2025 r. w swojej firmie? 

Zmiany w kodeksie pracy - nowe obowiązki

9 maja 2025 r. Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy w związku z częściowym wdrożeniem unijnej Dyrektywy (UE) 2023/970 ws. przejrzystości i równości wynagrodzeń. Nowe przepisy nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki zarówno w procesie rekrutacji, jak i w trakcie zatrudnienia pracownika. 

Nieważne, czy prowadzisz dużą firmę, czy zatrudniasz kilka osób – jeśli nie wdrożysz zmian, ryzykujesz grzywną i kontrolą PIP. 

Obowiązki pracodawców – rekrutacja 

Zgodnie z nowymi przepisami, na etapie rekrutacji, pracodawcy są zobowiązani do: 

• ujawnienia poziomu wynagrodzenia lub widełek wynagrodzenia – już w ogłoszeniu o pracę, a najpóźniej przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej; 

• stosowania neutralnych płciowo określeń stanowisk pracy – ogłoszenia o pracę nie mogą zawierać określeń dyskryminujących ze względu na płeć; przykładowo: zamiast „sekretarka” lub „kierownik”, należy stosować formy neutralne: „pracownik sekretariatu”, „osoba na stanowisku kierowniczym” 

Obowiązki pracodawców – w trakcie zatrudnienia

W czasie trwania stosunku pracy, pracodawca będzie zobowiązany do: 

• przekazania pracownikowi informacji o średnim wynagrodzeniu dla danej kategorii pracowników (z rozróżnieniem na płeć), którzy wykonują taką samą lub równoważną pracę; 

• ujawnienia obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriów ustalania wynagrodzenia, np. doświadczenie zawodowe, zakres odpowiedzialności czy kwalifikacje. 

Dlaczego to takie ważne?

Zmiany wynikające z nowelizacji KP z 9 maja 2025 r. nie są wyłącznie formalnością – wiążą się z konkretnymi obowiązkami, których niedopełnienie może oznaczać konsekwencje prawne i finansowe dla pracodawcy.  

Naruszenie powyższych obowiązków może skutkować grzywną na podstawie przepisów Kodeksu pracy. W nowelizacji nie dodano nowych przepisów karnych, ale: 

• obowiązki z art. 183ca będą podlegać reżimowi wykroczeniowemu, zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy, który stanowi, że: 

„Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o prawach pracownika, podlega karze grzywny.” 

Zgodnie z Kodeksem pracy: 

• art. 281 określa grzywnę w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł, m.in. za naruszenie obowiązków informacyjnych i równego traktowania. 

Nowelizacja włącza obowiązki z art. 183ca do katalogu wykroczeń przeciwko prawom pracownika, co oznacza, że: 

• brak informacji o wynagrodzeniu, 

• brak neutralności językowej w ogłoszeniu, 

• niedopełnienie przekazania informacji w odpowiednim momencie – 

może skutkować grzywną na tej podstawie. 

Równocześnie jednak dają one firmom możliwość budowania wizerunku transparentnego i równościowego pracodawcy, co w kontekście rynku pracy może stanowić istotną zaletę wizerunkową w oczach potencjalnego pracownika. 

Możliwe błędy przy wdrażaniu nowych obowiązków

Mimo że nowe przepisy wydają się proste, ich niewłaściwe wdrożenie w praktyce może prowadzić do poważnych problemów. Poniżej przedstawiamy możliwe błędy które mogą się pojawić przy próbie dostosowania się do nowych wymagań.  

1. Brak spójności między ogłoszeniem a rzeczywistymi warunkami zatrudnienia
   Pracodawca publikuje widełki wynagrodzenia, ale nie planuje ich realnie stosować lub nie przewiduje zatrudnienia osób za pensję w górnej granicy widełek. Może to zostać uznane za wprowadzenie w błąd, a w skrajnych przypadkach – za działanie dyskryminujące.

2. Traktowanie obowiązków informacyjnych jako działania jednorazowego
   Pracodawca realizuje obowiązek przekazania informacji o zasadach wynagradzania lub średnich poziomach wynagrodzeń wyłącznie na etapie zatrudnienia, uznając, że obowiązek został spełniony. Tymczasem przepisy nakładają obowiązek o charakterze ciągłym – dane te powinny być aktualizowane w przypadku zmian, a pracownik ma prawo do uzyskania informacji także w późniejszym okresie. Brak systematycznego podejścia i ustalonych procedur w tym zakresie może prowadzić do niespójności informacyjnej oraz naruszenia przepisów prawa pracy.

Checklista dla działów HR i pracodawców

Przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która pomoże wdrożyć nowe przepisy dotyczące rekrutacji i zatrudnienia zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy z 9 maja 2025 r. Pobierz checklistę, otrzymasz ją w wiadomości e-mail zostawiając swój adres e-mail i wyrażając zgodę na kontakt z naszej strony oraz otrzymywanie newslettera z najnowszymi zmianami prawnymi dla pracodawców i przekaż konkretne wytyczne swojemu zespołowi: 

[contact-form-7 id="3ce5f97" title="Formularz - checklisty"]

Potrzebujesz pomocy przy wdrożeniu nowych regulacji?

Skontaktuj się z Kancelaria Ciesielski i Partnerzy w Toruniu – a przeprowadzimy nieodpłatny audyt dokumentacji pracowniczej: Regulaminu Pracy i Regulaminu Wynagradzania pod kątem wymogów ustawowych!

Marcin Ciesielski