Jak legalnie sprawdzić najemcę? Czego właściciel może wymagać, a kiedy może dojść do przekroczenia granicy? 

Wynajem mieszkania często zaczyna się od prostego ogłoszenia, a kończy… na problemach z windykacją, zniszczeniami albo brakiem kontaktu z najemcą. Nic dziwnego, że właściciele mieszkań coraz częściej chcą sprawdzić lokatora zanim podpiszą umowę.  

Ale gdzie kończy się zdrowy rozsądek, a zaczyna łamanie prawa?  

Sprawdź, co możesz zrobić zgodnie z przepisami, a czego lepiej nie próbować – nawet jeśli najemca „nie ma nic przeciwko”. 

Jakie pytania można zadać?

Zanim przejdziesz do formalnej weryfikacji, masz prawo zadać pytania, które pozwalają ocenić, czy najemca pasuje do warunków mieszkania. To tzw. dane podstawowe – ich zbieranie nie wymaga pisemnej zgody, o ile nie są przetwarzane dalej (np. w systemie komputerowym, bazie CRM). 

Można zapytać o: 

• imię i nazwisko, 

• numer kontaktowy i e-mail, 

• liczbę osób mających zamieszkać (w tym dzieci), 

• czy będą w mieszkaniu przebywały zwierzęta, 

• czy najemca pracuje i czym się zajmuje (ogólnie, bez nazwiska przełożonego, bez NIP-u firmy), 

• orientacyjną wysokość dochodów lub źródło utrzymania (bez dokumentów i kwot netto), 

• planowany okres najmu, 

• dotychczasowe miejsce zamieszkania i powód zmiany (jeśli najemca sam chce to ujawnić). 

Te dane pozwalają ocenić podstawowe ryzyka, ale też oczekiwania i potrzeby najemcy (np. metraż, okolica, regulamin wspólnoty). 

 Co można sprawdzić wyłącznie za zgodą najemcy?

Jeśli chcesz przejść do głębszej weryfikacji – musisz mieć dobrowolną i świadomą zgodę (najlepiej w formie pisemnej) i wówczas możesz: 

• poprosić o zaświadczenie o zatrudnieniu lub umowę o pracę (do wglądu, bez kopiowania), 

• zweryfikować osobę w rejestrach dłużników (KRD, ERIF, BIG) – tylko po uzyskaniu pisemnej zgody i pod warunkiem, że właściciel jest zarejestrowany jako klient danego biura informacji gospodarczej (tzw. wierzyciel). Jest to opcja niedostępna dla osób fizycznych. 

• zapytać o kontakt do poprzedniego wynajmującego (opcjonalnie – do uzyskania referencji), 

• poprosić o okazanie dowodu osobistego – ale nie wolno go skanować ani spisywać numeru PESEL. 

Wszystkie te działania muszą być wyraźnie opisane w formularzu zgody – z podaniem celu i czasu przetwarzania danych. Potencjalny powinien zostać pouczony o swoich prawach (w tym prawie do sprzeciwu, prawie do bycia zapomnianym). 

Powinniśmy sięgać tylko po te dane, które realnie są potrzebne. Nie wolno zbierać danych na zapas!

Czy są jakiekolwiek alternatywy sprawdzenia rejestrów jako osoba fizyczna? 

Tak, ale są one ograniczone i działają tylko za wiedzą i współpracą najemcy: 

Poproszenie najemcy o dostarczenie własnego raportu z KRD lub BIG 
Najemca może sam pobrać swój raport o sobie – za darmo raz na 6 miesięcy – i dobrowolnie go udostępnić właścicielowi. 

– legalne, 
– dobrowolne (nie możesz tego wymagać, ale możesz zapytać), 
– najemca loguje się na stronie KRD/BIG i generuje plik PDF z raportem. 

Referencje od poprzedniego właściciela 
Nieformalna, ale czasem skuteczna forma weryfikacji – oczywiście, tylko jeśli najemca sam poda kontakt. 

Czego nie wolno robić, nawet gdy najemca się zgadza?

Są pytania i działania, które zawsze są zakazane, niezależnie od tego, czy najemca „się zgodził”, „nie miał z tym problemu”.  

Przepisy RODO oraz zasady ochrony danych osobowych są tu jednoznaczne. 

Zakazane jest: 

• kopiowanie dowodu osobistego (również jako załącznik do umowy), 

• pytanie o wyznanie, narodowość, orientację, poglądy polityczne, stan zdrowia, 

• pytanie o plany osobiste (np. dzieci, ślub, wyjazdy za granicę), 

• przetwarzanie danych dzieci najemcy (np. imion, wieku, szkoły), 

• sprawdzanie osoby w rejestrach dłużników bez zgody, 

• weryfikowanie informacji „na własną rękę” w bazach publicznych lub komercyjnych bez podstawy prawnej. 

Właściciel nie ma również prawa żądać udostępnienia danych o stanie cywilnym, sytuacji rodzinnej ani przebiegu leczenia – nawet „w dobrej wierze”. 

Czy da się zabezpieczyć najem legalnie?

Tak – pod warunkiem, że proces weryfikacji jest transparentny i zgodny z przepisami. Najemca ma prawo wiedzieć, jakie dane przekazuje, po co i na jak długo. Właściciel powinien ograniczyć się do tego, co naprawdę potrzebne do podjęcia decyzji o zawarciu umowy. 

Co może zrobić wynajmujący aby spać spokojnie?

• Powinien zastosować odpowiednią formę najmu – np. najem okazjonalny 
• Powinien zawrzeć umowę na odpowiedni czas – umowy na czas nieokreślony bywają bardzo ryzykowne, tylko z pozoru łatwo je rozwiązać 
• Powinien zastosować dobry wzór umowy najmu – nie każdy dokument znaleziony w Internecie będzie bezpieczny, szczegóły mogą mieć znaczenie 

Pobierz darmową praktyczną checkliste o tym jak zweryfikować najemcę!

Zostaw swój adres e-mail i wyraź zgodę na nasz newsletter, a checkliste otrzymasz bezpłatnie w wiadomości e-mail.

Potrzebujesz pomocy przy wynajmie mieszkania?

Skontaktuj się z Kancelaria Ciesielski i Partnerzy w Toruniu – doradzamy w sprawach mieszkaniowych wynajmującym jak i najemcom. W ofercie mamy wypracowane wzory umów które pozwolą ci szybko, sprawnie i bezpiecznie wynająć mieszkanie!

Marcin Ciesielski

Radca Prawny / Założyciel kancelarii

Specjalista w sprawach doradztwa biznesowo-prawnego dla przedsiębiorców, inwestycji, prawa spółek, prawa umów, sukcesji w firmach, ochrony danych osobowych i prawa konsumentów.