Prowadzenie agencji pracy tymczasowej to nie tylko rekrutacja i delegowanie ludzi do pracy u klienta. To działalność regulowana prawnie – z jasnymi obowiązkami wobec dwóch stron: pracownika i pracodawcy użytkownika.
Jeśli chcesz działać legalnie i profesjonalnie, musisz znać te obowiązki i przestrzegać ich na co dzień. W przeciwnym razie grożą Ci nie tylko kary finansowe, ale też utrata reputacji i wpisu do rejestru KRAZ.
1. Legalne zatrudnienie
Pracownik tymczasowy musi być zatrudniony na podstawie:
umowy o pracę (w większości przypadków),
albo umowy cywilnoprawnej – tylko jeśli charakter pracy na to pozwala i przepisy nie zabraniają (w przypadku cudzoziemców – ograniczenia są znaczne).
Zatrudnienie musi być zgodne z przepisami prawa pracy i przepisami o zatrudnianiu cudzoziemców, jeśli dotyczy to osób spoza UE.
2. Poinformowanie o warunkach pracy
Jeszcze przed rozpoczęciem pracy, agencja musi poinformować pracownika o:
rodzaju pracy,
czasie trwania umowy,
miejscu i godzinach wykonywania obowiązków,
wynagrodzeniu i trybie wypłaty,
przysługujących przerwach, urlopach itp.
Jeśli pracownik jest cudzoziemcą, umowa i informacje muszą być przekazane w języku dla niego zrozumiałym.
3. Wynagrodzenie i równe traktowanie
Pracownik tymczasowy musi otrzymywać:
wynagrodzenie nie niższe niż pracownicy zatrudnieni na podobnym stanowisku u pracodawcy użytkownika,
stawkę nie niższą niż minimalne wynagrodzenie (lub minimalna stawka godzinowa).
4. Ochrona dokumentów i danych
Agencja ma obowiązek:
przechowywać kopie dokumentów legalizujących pobyt i pracę,
trzymać te dokumenty przez okres pracy i minimum 2 lata po jej zakończeniu.
1. Zawarcie umowy o świadczenie usług pracy tymczasowej
Agencja musi podpisać z klientem umowę określającą zasady współpracy, w tym:
liczbę i rodzaj stanowisk,
okres wykonywania pracy,
miejsce pracy,
wysokość kosztów,
zasady kierowania i zastępowania pracowników.
2. Przejrzysta ewidencja czasu pracy
Agencja powinna prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników tymczasowych – i rozliczać ich wynagrodzenie zgodnie z tą ewidencją.
3. Informowanie o zmianach i zakończeniu pracy
W przypadku zmian warunków zatrudnienia (np. miejsce pracy, stanowisko), agencja ma obowiązek zgłosić to do odpowiednich urzędów – np. wojewody lub PUP.
Dotyczy to szczególnie cudzoziemców. To samo dotyczy zakończenia pracy – trzeba to zgłosić w terminie.
Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują m.in.:
zatrudnianie cudzoziemców wyłącznie na umowę o pracę,
przekazywanie urzędowi kopii umowy przed rozpoczęciem pracy,
zgłaszanie każdej zmiany warunków zatrudnienia,
zapewnienie tłumaczenia umów dla cudzoziemców,
prowadzenie pełnej dokumentacji (papierowej lub elektronicznej),
zgłaszanie niepodjęcia pracy,
zgłaszanie zmian danych firmy (np. nazwa, siedziba).
Nowe przepisy precyzują, że kopię umowy z cudzoziemcem –– trzeba przekazać do właściwego urzędu przed dopuszczeniem go do pracy, wyłącznie elektronicznie.
Jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy w ciągu 7 dni od daty wskazanej w dokumentach, agencja również musi to zgłosić. Brak zgłoszenia może być potraktowany jako nadużycie (np. wizowe).
Agencja pracy tymczasowej odpowiada za:
legalność zatrudnienia i pobytu,
wypłatę wynagrodzenia i składki ZUS,
zgodność z przepisami dotyczącymi cudzoziemców,
terminowe zgłoszenia i aktualizacje.
Pracodawca użytkownik odpowiada za:
przestrzeganie zasad BHP,
równe traktowanie,
warunki pracy na miejscu.
W przypadku poważnych naruszeń – np. uporczywego zatrudniania nielegalnego, fałszowania dokumentów czy udostępniania zezwoleń – agencja może ponieść nie tylko karę administracyjną (grzywny do 50 000 zł), ale też odpowiedzialność karną (grzywna, ograniczenie lub pozbawienie wolności).
Możliwe są też sankcje dodatkowe:
zakaz ubiegania się o dotacje,
wykluczenie z przetargów,
brak możliwości uzyskania nowych zezwoleń.
Prowadzenie agencji pracy tymczasowej to nie tylko możliwość elastycznego biznesu – to również duża odpowiedzialność prawna i operacyjna.
Z jednej strony: klient ma elastyczność i kontrolę.
Z drugiej: agencja musi działać w pełni legalnie i zgodnie z przepisami, które od czerwca 2025 r. będą jeszcze bardziej wymagające – i jeszcze bardziej egzekwowane.
Przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która w jednym pliku pomoże ci podsumować wszystkie wymagania i procedury związane z założeniem agencji pracy tymczasowej - bez żadnych zobowiązań.
Zostaw swój adres e-mail i wyraź zgodę na nasz newsletter, a checklistę otrzymasz bezpłatnie na swoją skrzynkę pocztową:
Radca Prawny / Założyciel kancelarii
Specjalista w sprawach doradztwa biznesowo-prawnego dla przedsiębiorców, inwestycji, prawa spółek, prawa umów, sukcesji w firmach, ochrony danych osobowych i prawa konsumentów.
